Um gute Kommunikation in einer Organisation zu gestalten, sind viele unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen.

Form der Kommunikation

Es werden viele Formen von Kommunikation unterschieden. Es ist hierbei immer auch die Überlegung anzustellen, ob es sich um Kommunikation unter einzelnen Personen, um bestimmte Personengruppen oder um Massenkommunikation handelt. Um Kommunikation im Unternehmen zu fördern, sollten insbesondere folgende Aspekte in den Blick genommen werden.

• Verbale Kommunikation: Die Verwendung von gesprochenen Wörtern, um Nachrichten zu vermitteln, z. B. in Form von Gesprächen, Telefonaten oder Vorträgen.
• Nonverbale Kommunikation: Die Verwendung von Körpersprache, Gesten, Mimik und Tonfall.
• Schriftliche Kommunikation: Die Verwendung von geschriebenen Wörtern, z. B. in Form von Briefen, E-Mails, Textnachrichten, Notizen usw.
• Visuelle Kommunikation: Die Verwendung von Bildern, Grafiken, Symbolen, Videos, Plakaten usw.

Zu dem Aspekt barrierefreie Kommunikation finden Sie weitergehende Informationen auf unserem Portal Sichere Schule unter dem Stichwort Inklusion/Barrierefreiheit

• Klarheit: Nachrichten sollten eindeutig, präzise und verständlich sein, damit keine Missverständnisse entstehen.
• Zielgruppe: Nachrichten sollten an die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe angepasst sein, um sicherzustellen, dass sie beim Adressaten verständlich ankommen.
• Timing: Nachrichten sollten zur richtigen Zeit und am richtigen Ort platziert werden.
• Technologie: Die Verwendung der richtigen Technologie kann ebenfalls ein wichtiger Faktor sein, um sicherzustellen, dass die betriebliche Kommunikation effektiv ist.
• Kontinuität: Betriebliche Kommunikation sollte kontinuierlich erfolgen, damit alle Mitarbeitenden informiert und auf dem neuesten Stand sind. Es ist jedoch wichtig, über die Menge und Häufigkeit von Nachrichten und Information zu entscheiden, um eine Über- oder Unterinformation zu vermeiden.
• Beteiligung: Die Möglichkeit der Beteiligung und Mitsprache der Mitarbeitenden fördert die Motivation und den gegenseitigen Respekt und vermeidet Konflikte.

Schaffung von Kommunikationsstrukturen und -wegen

Damit Mitarbeitende in der Lage sind, sowohl untereinander als auch mit Vorgesetzten und weiteren Dritten (z. B. Kundinnen und Patienten) angemessen Kontakt aufzunehmen, müssen klare Kommunikationsstrukturen und -wege vorhanden sein. Es sollte geregelt sein, „Wie trete ich wann mit wem“ in Kontakt.

Um das sicherzustellen, gibt es einige weitere Aspekte, die im Unternehmen in Bezug auf Kommunikation in den Blick genommen werden sollten.

• Räumliche und digitale Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel Besprechungsräume mit angenehmer Akustik und eine gut funktionierende technische und digitale Ausstattung. Hierdurch wird es den Mitarbeitenden ermöglicht, sowohl untereinander als auch mit Bürgerinnen und Bürgern, Patientinnen und Patienten, Dienstleistern, Lieferanten usw. in Kontakt zu treten.
• Qualifizierung der Mitarbeitenden in Bezug auf eine verantwortungsvolle, fachlich und sprachlich richtige und respektvolle Kommunikation zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle, um zu einer positiven und angenehmen Arbeitsatmosphäre beizutragen.
• Schaffung einer offenen Kommunikationskultur, z. B. Akzeptanz und Förderung von informellen Gesprächen, Feedbackgesprächen, Teambesprechungen, Firmen-Events usw.
• Arbeitsintensität und Arbeitsaufkommen sollte durch geeignete Organisation so gestaltet sein, dass ausreichend zeitliche Ressourcen für Kommunikation vorhanden sind.

Führungskräfte haben eine besondere Rolle in der betrieblichen Kommunikation. Sie sind diejenigen, die die Kommunikationsstrategie festlegen und sicherstellen, dass die Mitarbeitenden die notwendigen Mittel und Unterstützung erhalten, um erfolgreich zu kommunizieren. Dabei sollte gute Kommunikation nicht nur thematisiert, sondern im Sinne der Vorbildfunktion auch vorgelebt und aktiv in die alltäglichen Arbeitsabläufe eingebettet werden.

Eine aktive und gezielte Verbesserung der Kommunikation und Unterstützung der Führungskräfte in ihrer Aufgabenwahrnehmung kann zum Beispiel durch Coaching, Kollegiale Beratung oder gegenseitiges Führungskräfte-Feedback erfolgen.

Medien:

• DGUV Information 206-038 Kommunikation – Durch eine gute Kommunikation Sicherheit und Gesundheit voranbringen
• DGUV Information 206-039 Kommunikation – Geben und Nehmen von Feedback
• DGUV Information 206-040 Kommunikation – Gemeinsam besser kommunizieren: Gesprächsformate für eine gute Kultur
• DGUV Information 206-041 Kommunikation – Risiken erkennen – im Betrieb sicher kommunizieren

Hier können Sie die Broschüren bestellen und herunterladen: DGUV